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(原文發表於2023年4月19日)开会是必要的，但冗长的会议一定是有问题的。如果管理者能把会议时间控制在25分钟，整个团队的工作效率都会大幅提升。25分钟不是随意举出的一个数字，它有具体的行动步骤和方法来实现。 25分钟会议路线图有三个步骤： 01.会议准备和设置 目的 对于你组织的每一次会议，发出邀请时请以这句话作为结尾：“在会议结束时，如果……，那将非常棒。” 人员 25分钟的会议最适合不超过5人的小组。每个人都需要问自己两个问题：他们在这次会议中扮演什么角色？他们从这次会议中想给予和得到什么？获得什么价值？ 流程 我们将如何实现会议的既定目标？有一个促进讨论的流程和结构意味着每个人都可以均匀地贡献，形成自由流畅的对话，这将非常有效。一个良好的会议将遵循你的议程，促进人员的参与度，并为会议结果服务。 做好准备 缺乏规划和准备是会议效率低下的最大原因之一。把会议的目的写在邀请函中，提前发送议程，并确保人们有充足的时间审阅和预读邀请函与会议流程。
02.会议开始 准时开始 无论谁已经到场，会议都要准时开始和结束。不要对迟到者重复讨论。通过尊重彼此的时间和手头的话题，我们将对团队成员产生积极的感情。这将导致更公开、诚实和坦率的讨论，进而实现所预期的成果。 现场礼仪 除非你需要放映PPT或在电脑上演示什么，否则会议将不允许使用手机、笔记本或平板。 03.大声表达 开场热身 让人们在会议邀请中事先知道，他们将被要求提供最新信息、意见、想法或问题。为了帮助他们感到舒适并快速参与，可以考虑使用简短的选项提问（举例，在1-10分的范围内，你对此感觉如何？）。 开会过程 通过紧凑的会议结构，利用会议来提升工作效率，而不是妨碍任何人做“真正的工作”。《扫描集中行动框架》（The Scan Focus Act framework，由Jim Channon、Frank Burns和Linda Nelson于1983年首次制定）将可以使会议保持高效：
我们来这里干什么？会议的背景是什么？人们对讨论将有什么贡献？最多12分钟。
需要我们特别注意的两三件事是什么，或是推动我们决策或解决问题的因素是什么？最多8分钟。
我们还需要做什么？需要采取哪些措施？下一步会发生什么？最多5分钟。
人们在离开会议时应感到精力充沛，愿意向前迈进，采取下一步行动，并明确自己需要做什么。这将发生在后续跟进中。 火箭会议（Rocket Meetings）是一家专注于生产力的机构，据该机构调查称，超过40%的与会者不记得会议决定了什么，或者谁应该在会议结束后做什么。此外，20%的参与者对会议决定的内容有不同的回忆。 简单地说，25分钟会议是实用、简单、可实现的——而且它有智慧和方法来支持。 领导者使用案例 与许多管理人员一样，汽车制造业的高级设计工程师桑德拉每天都要举行背靠背会议。其中大多数会议都是正式的，无法灵活改变。但她也有很多随机会议，通常安排在60分钟内，她决定改为25分钟模式。 她通过提出开放式问题并等待与会者回答来推进会议。虽然这很难，但她发现沉默很有力量，因为每个人都在看谁会先发言。这一变化明显改善了讨论方式、互动方式，甚至于他们完成任务的方式。 她经常使用的方法包括： · 在活动之前发送一个简短的议程，让参与者知情而不是被蒙在鼓里，然后开会时严格遵循议程，只有在必要情况下才介绍新主题。 · 提前到达（无论是物理会议还是在线会议），这会看起来很专业，不会浪费时间。 · 在荧幕上或纸上实时记录笔记，以便每个人都能看到，发表意见并同意接下来的步骤。 · 在24小时内发送会议纪要，通知所有人会议中商定的决议。 · 如果关键人员迟到或无法出席，重新安排会议时间。 |
