你可能知道，今年的每个周二，得到都会公开直播全公司例会，未来，我们可能会时不时占用这个时间来开跨年的筹备会。用脱不花的话说，这是“用透明监督来防止自我陶醉”。

说到用AI来改造整个工作流程，注意有个关键，不是“用AI提高效率”，而是一个更本质的变化叫做“不是人用AI，而是人围绕AI组织工作”。

换句话说，AI要从一个“工具”，变成一个“角色”。

什么叫工具？工具就是你需要的时候，拿起来用一下。什么叫角色？角色就是它有自己的职责，主动地在工作。

那么，得到筹备跨年演讲项目的过程中，AI在承担什么角色？

第一个角色，很重要，叫做仪表盘。为什么重要呢？

得到的跨年筹备群里，有60多个人，过去，筹备期间，项目负责人每天早上第一件事，就是在群里问进度。

“预约数据怎么样了？”“分会场招募进展如何？”“内容调研确定了几个案例？”

这一圈问下来，一个上午过去了。而且，问到的信息可能已经过时了。因为你问的是“现在怎么样”，但等你问完一圈，“现在”已经变成“昨天”了。

你可能会说，那就开会呗。但问题是，会上说的，是昨天的情况。而且，会上说的，是各个小组长汇总的情况。中间经过了好几次转述，每次转述，都可能有偏差。

你永远拿不到最新的、最准确的信息。这就是项目管理中最耗时间的一件事：信息同步。

得到今年的办法是：用飞书多维表格搭一个仪表盘。

仪表盘本身不稀奇，问题的关键不在于“有没有仪表盘”，而在于“仪表盘上的数据是怎么来的，怎么呈现的”。

过去，仪表盘上的数据，是人工填的。各个小组定期填表，项目经理汇总，然后更新到仪表盘上。这个过程，快的话一天，慢的话好几天。能看到仪表盘的，也只有最终的那几个人。

但得到今年做的仪表盘，数据是实时同步的。简单说，就是你在干活的时候，顺手就把数据填进去。填完之后，仪表盘立刻就更新了。

比如，你今天谈下来一个分会场，你就在表格里填一条记录。填完之后，分会场的总数，自动加1。地图上，对应的城市，自动点亮。

这个改变，看起来很小，但意义很大。它改变了一个根本逻辑：过去是“先干活，再汇报”，现在是“干活就是汇报”。

所有人，随时都能看到最新的进度。而且，所有人看的都是同一块屏。从脱不花到实习生，看的都是同一套数据。

这解决了一个大问题：认知对齐。

再举个具体的例子。得到今年的跨年预约，特别关注三类用户：破冰用户（第一次看跨年的）、召回用户（以前看过但今年流失的）、活跃用户（每年都看的）。这三类用户的预约比例，直接决定了后续的运营策略。

过去，你要知道这个比例，得等运营团队统计完，然后在会上汇报。但现在，这个比例实时显示在仪表盘上。如果发现破冰用户的比例太低，你可以立刻调整策略，不用等到下次开会。

这就是仪表盘这个角色的价值。它不是替代人，而是让人可以把精力，放在更重要的事情上。你不用再花时间去问“现在是什么情况”，你可以直接讨论“我们该怎么办”。

仪表盘解决了信息同步的问题。但光有信息还不够，因为项目推进，不是靠看数据，而是靠人去做事。那么，谁来持续跟进这些项目进度呢？

过去，项目可能经常遇到这样的情况：预约组说下午6点能交视频，结果到了晚上7点，剪辑组还在等。预约组说拍摄延误了，明天上午一定交。结果第二天，剪辑组收到视频，剪到一半，发现素材有问题，又得找预约组重新拍。

任务在各个组之间流转，但经常会卡住。卡住的原因，有时候是真的忙，有时候是忘了，有时候是以为别人会提醒自己。

过去，这个工作主要靠人。5个人组成项目经理组，专门负责盯着这些任务的流转。每天就是在群里问，在私聊里催。

但今年，得到用了一个新办法：语音工单。

还是搭在多维表格上，但你不用写日报，也不用填表格，你只需要在飞书上说一句话，语音发出去。

比如，你今天完成了一个任务，你就在工作群里发一条语音：“我的公众号预约视频拍完了，已经交给剪辑组了，预计明天下午能出片。”

就这么一句话。然后，AI会自动把这句话转成文字，提取关键信息，更新到任务表里。

具体来说，AI会做这么几件事：识别任务、更新状态、指派下一步、设定时间，自动填到表里，自动同步到仪表盘上。

你可能会说，这有什么难的？不就是语音转文字吗？但问题的关键不在于转文字，而在于理解语义。每个人说话的方式都不一样。有人说“我做完了”，有人说“我搞定了”，有人说“我这边OK了”。AI要能理解这些不同的表达，都是在说“任务完成”。而且，AI要识别，每条语音对应的是什么任务的什么环节。

换句话说，AI要能听懂人话。

直播会上，我们现场试了试这个功能。有人发了一条语音，AI就自动提取出：所属任务、任务状态、主要工作内容、发送人、发送时间。所有这些信息，都自动填到了任务表里。

这个功能，为什么叫“执鞭人”？因为它承担的，就是过去项目经理的角色：催促、监督、协调。但它和人不一样的地方在于，它不会累，不会忘，也不会有情绪。

而且，这个执鞭人，还有一个人做不到的优势：它不会被AI糊弄。

快刀青衣老师说了一个特别有意思的观察。他说，现在很多人写日报，都是用AI写的。更搞笑的是，有些公司，员工用AI写日报，领导也用AI看日报。结果就是，员工交上来的日报，经常会出现三个星号“***”，这一看就是AI写的，而且还没写完。然后呢，领导批示的意见，也带三个星号。你看，AI和AI之间的对话，人反而成了传话筒。

但语音工单，就很难造假。因为你得用自己的声音说，并且第一时间说，伪装不了。

而且，说话比写字快多了。你写一份日报，可能要半个小时。但你说一句话，只要30秒。

更重要的是，这个方式，改变了一个根本逻辑。汇报从“额外的事”，变成了“顺手的事”。你干完活，顺嘴说一句，就完成汇报了。

算这么一笔账。过去，项目经理组需要5个人，每天花大量时间催进度。现在，这5个人可以省下来，去做更重要的事。而且，因为信息同步得更及时，问题也能更早发现。

这就是执鞭人这个角色的价值。它不是替代项目经理，而是把项目经理从琐碎的催促工作中解放出来。

第三个角色，我们叫它协调员。

执鞭人可以解决内部协作的问题。但跨年演讲还有一个更大的挑战：怎么和外部协作？

就拿分会场来说。得到的用户，每年会在几十个城市搭建上百个分会场，上万名各地用户，会同步观看跨年演讲直播。这个工作的协调难度极高。

举一个很小的例子。负责人可能会遇到这样一个情况：深夜，接到长春一名组织者的电话，对面说，场地临时出了问题，原来谈好的地方位置挺好，能容纳200人。但现在地址得换了，而且最多只能坐100人。

负责人只能说，好的，明天更新信息。挂了电话，打开电脑，找到Excel表格，找到长春这个分会场的记录，把人数从200改成100，把地址改了，把物料需求改了。然后，给物料组发消息，告诉他们这个变化。第二天，还要给客服组发消息，让他们通知已经报名的用户。

这就是过去管理分会场，确实可能遇到的情况。

今年，得到要办240个分会场。你想想看，这个难度有多大？去年我们办了175个分会场，光是打电话确认信息，3个人就打了两三个月。信息经常变化，每次变化，都要重新沟通，重新确认。

更麻烦的是，这些信息，不只是得到需要，参与者也需要。用户想参加分会场，得知道哪里有。过去，这些信息都放在内部表格里。用户想知道自己最方便参加的分会场，只能联系客服。客服再去查表格，再告诉用户。

这个流程，有个很大的问题，所有的信息，都要通过人来传递。换句话说，人成了信息的搬运工。

今年，得到用了一个新办法，还是用多维表格，但是，只用一张表。所有人，都可以直接操作同一张表格。

组织者填策划信息，直接填到这张表格里。需要修改信息，也直接在表格里改。

得到的工作人员，可以实时看到这些信息。

用户想查询分会场报名，也可以直接用这张表格。

更重要的是，问题的关键不在于表格本身，而在于它改变了信息流转的方式。

过去，信息流转是这样的，分会场组织者、得到工作人员、内部信息表格、得到客服、用户，两两之间都可能需要沟通，环节是单线的，而且每个环节都需要人工处理。

而现在，信息流转是这样的：组织者→多维表格←用户。中间没有人工环节，信息直接流转。

这个改变，带来了几个好处。第一，信息更新更及时。第二，减少了沟通成本。第三，降低了出错概率。

而且，这张表格，还可以做很多自动化的事情。比如，每当有新的分会场报名，地图上对应的城市，就自动点亮。再比如，根据分会场的人数，自动匹配物料。50人以下的，配A套物料。50到100人的，配B套物料。

这个多维表格，其实承担的是一个协调员的角色。过去，这个角色是由人来承担的。但现在，这个角色由表格来承担。表格成了信息的中枢。所有人，都围绕这张表格来工作。

我们要做的，“不是人用工具，而是人围绕工具组织工作”。人不再是信息的搬运工，而是信息的使用者。

过去，我们是先有工作流程，然后找工具来辅助。但现在，是先有工具，然后围绕工具来设计流程。工具不再是被动承担功能的，而可以是主动发挥作用的。它不是等着你来用，而是主动地组织信息，主动地协调流程。

今年，管理240个分会场需要的人工沟通工作量会大大减少。省下来的时间，可以用来做更重要的事。

这就是协调员这个角色的价值。它不是替代人，而是把人从重复性的协调工作中解放出来。

说到这，三个角色我们都说完了。仪表盘、执鞭人、协调员。它们分别解决了信息同步、进度跟进、外部协作三个问题。

当然，跨年演讲这么大的项目，要解决的问题肯定不止这三个。其实得到在筹备过程中，一直在见招拆招，每遇到一个问题，就尝试用飞书的工具来解决。

这些问题加在一起，就是一个大项目的日常。得到的做法，就是把这些琐碎的、重复的、容易出错的工作，尽可能地交给AI和工具去做。

从这个角度看，AI不是“工具”，而是“同事”。这就是“从工具到角色”的跃迁。

关于深度卷入AI这件事儿，脱不花在会上说了一个特别有意思的比喻。她说，这就像猴子下地。有一部分猴子，下地了，直立行走了，变成了人；还有一部分猴子，还在树上。这不是更大的猴和更小的猴的区别，而是物种的区别。

这两种人，未来的差距，可能会非常大。为什么？因为这不是一个技能的差距，而是一个认知的差距。

有些人，还在把AI当工具。需要的时候用一下，不需要的时候放在一边。

有些人，已经学会了和AI协作。他们围绕AI来组织工作，围绕AI来设计流程，怎么高效怎么来。

前者，是在原有的工作流程上，加一个AI工具。后者，是围绕AI，重新设计工作流程。前者，是渐进式的改进。后者，是颠覆式的重构。

快刀青衣老师说，与AI协作，正在成为一种元能力。什么叫元能力？简单说，就是它不是一个具体的技能，而是一个底层的能力。它会影响你的思维方式，影响你和世界交互的方式。

就像识字。识字不是一个具体的技能，而是一个元能力。它会影响你获取信息的方式，影响你思考问题的方式。AI协作能力，也是这样。

今年，得到拿出最重头的跨年演讲项目，把自己做成了一个实验。我们想看看，如果彻底地用AI来改造工作流程，会是什么样子。

现在，这个实验还在进行中。2026年1月1日，跨年演讲结束的那一刻，这个实验依然会继续，我们会现场开复盘会。不是事后几天，而是当场。所有的数据，当场呈现。所有的问题，当场讨论。

今年跨年演讲的主题是，“1000天后的世界”，我们做这件事的过程中想呈现的，也是1000天后的工作方式。

不过不是等到1000天后才开始，而是今天就开始。

你可能会问，这和我有什么关系？其实关系很大，因为这个变化，不只是发生在得到，而是正在发生在所有行业，所有公司。

你可以想象，在你自己的工作中，有没有类似的问题。

每天早上要问一圈进度的，有没有？

任务在各个部门之间流转，经常卡住的，有没有？

信息要通过好几个人传递，容易出错的，有没有？

如果有，那你就可以试试，能不能用AI来承担一个角色。不是把它当工具，而是把它当同事。

当然，这不是说你马上就要去学飞书，去学多维表格。工具不是最重要的，最重要的是思维方式。

你要问的不是“我现在的工作流程，哪里可以用AI”，而是“如果有了一个好用的AI，我的工作流程应该怎么设计”。

这两个问题，听起来差不多，但本质完全不同。前者，是在修修补补；后者，是在重新思考。

得到的跨年演讲项目想要展现的，就是这样一种重新思考的可能性。